Comment organiser un événement de réseautage virtuel en 2023 ?

Événements de réseautage virtuel sont devenus incontournables pour les professionnels se connecter, apprendre et élargir leurs réseaux.

Cependant, pour en héberger un, vous devez être prêt à relever tous les défis qui vient avec.

Si vous souhaitez organiser un événement mais que vous vous sentez perdu, vous êtes au bon endroit.

Continuez à lire pour le découvrir comment organiser un événement de réseautage virtuel et surmonter les défis.

Allons-y !

Quels sont les principaux défis lors de l'organisation d'un événement de réseautage virtuel?

1. Problèmes techniques

Les problèmes techniques, notamment les problèmes audio et vidéo, les problèmes de connectivité Internet et les problèmes de plate-forme, peuvent perturber l'expérience réseau.

2. Engagement et interaction 

Événements virtuels peuvent manquer des interactions naturelles et spontanées qui se produisent lors des événements de réseautage physique.

Par conséquent, encourager les participants à interagir les uns avec les autres, à partager leurs coordonnées et à engager des conversations peut être plus difficile en ligne.

3. Confidentialité et sécurité des données 

La gestion des données des participants et la garantie de la confidentialité et de la sécurité sont primordiales dans les événements de réseautage virtuel.

4. Sélection de plateforme 

Choisir la bonne plateforme d'événements virtuels qui répond aux besoins de votre événement de réseautage est un défi.

Différentes plates-formes offrent différentes fonctionnalités et capacités, et en trouver une qui correspond à vos objectifs peut prendre du temps.

5. Fatigue des réseaux

Avec la prolifération des événements en ligne, les participants peuvent se sentir dépassés et moins enthousiastes à l'idée d'assister à un énième rassemblement virtuel.

Ainsi, en garantissant que votre événement se démarque et offre une valeur unique est essentiel.

Cependant, une fois que vous savez à quels défis vous attendre, il est plus facile de les prévenir ou d’en atténuer les effets.

Et c'est pourquoi une planification d’événement approfondie et détaillée est indispensable. Et c'est ce que nous vous aiderons à faire.

10 façons d'organiser un événement virtuel éblouissant

1. Définissez vos objectifs

Avant de vous lancer dans l’organisation d’un événement, il est crucial de définir vos objectifs. Que faites-vous j'espère atteindre avec votre événement de réseautage virtuel?

• Bâtiment relations professionnelles?
• Partage connaissance et expertise?
• Promouvoir un produit ou un service?
• Recrutement Talent?
• Collecte de fonds pour une cause?

Cependant, attention ne pas tomber dans le piège d'être trop générique - vos objectifs doivent être mesurables et spécifiques.

En d'autres termes, vous avez besoin repères spécifiques car sinon, il n'y a rien à mesurer et à comparer.

Enfin, comprendre vos objectifs vous permettra façonnez chaque aspect de votre événement, du format aux participants que vous invitez.

2. Choisissez la bonne plateforme

Choisir la bonne plateforme d'événements virtuels est primordial, et grâce à la technologie, vous pouvez choisir parmi différentes applications de génération de leads événementiels, outils de conférence, etc.

Chaque plateforme est livrée avec son fonctionnalités et capacités uniques, ainsi vous devriez considérer les facteurs suivants pour faire un choix :

💡 Facilité d'utilisation pour les participants et les hôtes.

💡 Interaction options (chats vidéo, salles de sous-commission, etc.).

💡 Personnalisation et l'image de marque choix.

💡 Évolutivité pour accueillir le nombre prévu de participants.

💡 Intégration avec systèmes d'inscription et de paiement (le cas échéant).

Et si vous vous demandez quelle est la meilleure plateforme d'événements virtuels, cela dépendra de vos objectifs, mais selon les critiques du g2, le 5 meilleures plateformes sont:

1. Webex Events (anciennement Socio)
2. vFoires
3. Rencontre aérienne
4. Hubilo
5. Zoom.

Si vous souhaitez découvrir davantage de plates-formes de réseautage virtuel, vous ne voulez pas manquer notre blog. 10 meilleurs outils pour les conférences à essayer en 2023.

3. Planifiez la structure de votre événement

La structure de votre virtuel événement de réseautage joue un rôle important dans son succès car il fournit un cadre pour voir clairement tous les aspects d'un événement.

1. Créez un ordre du jour

L'ordre du jour est plus qu'un simple calendrier - il représente le déroulement global de votre événement et vous aider à garder tous les éléments sous contrôle.

• Limite séances de 45 à 60 minutes.
• Fournir 10 minutes pauses entre les séances.
• Programmez vos conférenciers les plus populaires pour le début et la fin de la journée.
• Planifiez des séances de réseautage à l’heure du déjeuner.
• Laissez les participants accéder au contenu après l’événement.

2. Types de séances

Intégrer une variété de séances, tels que des discours d'ouverture, des tables rondes, des ateliers et des séances de réseautage.

N'oubliez pas que le format doit alignez-vous sur vos objectifs et votre public.

Donc, identifier et inviter des conférenciers, des présentateurs ou des panélistes experts dans le sujet de votre événement.

De plus, collaborez avec eux pour créer des présentations ou des discussions engageantes et assurez-vous diversité de points de vue et de voix.

3. Engagement du public

Le principal défi de l’organisation d’un événement de réseautage virtuel est de garantir interaction efficace parmi les participants.

Contrairement aux événements en personne, où les participants peuvent librement se mêler, échanger des cartes de visite et engager des conversations spontanées, les événements virtuels événements de réseautage manque de la touche personnelle des interactions en face à face.

Par conséquent, vous doit impliquer le public en offrant un large éventail d'opportunités de réseautage, de jeux et d'activités aux diminuer la fatigue du réseau.

Nous couvrirons ce segment plus en détail dans un instant, mais dans l'ensemble, intégrons :

• Salles de sous-commission - Utilisez les salles de sous-commission pour des discussions en petits groupes ou des opportunités de réseautage en tête-à-tête.
• Brise-glace - Démarrez l'événement avec des brise-glaces ou des jeux de réseautage pour encourager l'interaction.
• Séances de questions et réponses - Permettez aux participants de poser des questions lors des présentations ou des tables rondes.
• Temps de mise en réseau - Prévoyez du temps dédié au réseautage et envisagez d'utiliser le jumelage par l'IA pour connecter les participants ayant des intérêts similaires.

ProTip : Les solutions numériques comme Tapni peuvent grandement aider ici - La fonction de regroupement de Tapni vous permet de segmenter votre audience et de développer rapidement les bonnes activités pour déclencher l'engagement.

4. Définir une date et une durée

Choisissez une date et une heure pratique pour votre public cible, et tenez compte des fuseaux horaires si votre audience est mondiale.

De plus, décidez de la durée de l'événement - qu'il s'agisse d'un événement d'une journée, d'un événement sur plusieurs jours ou d'une série de sessions sur plusieurs semaines.

5. Faites la promotion de votre événement

Même si vous avez prévu un événement virtuel incroyable, votre public a encore besoin d'en savoir un peu, n'est-ce pas?

C'est pourquoi la promotion de votre événement est une étape cruciale pour faire connaître votre événement.

Heureusement, il existe différents canaux de marketing que vous pouvez utiliser :

🔥 Site Web et page de destination - Créez un site Web ou une page de destination dédié à l'événement avec toutes les informations nécessaires, une courte vidéo d'introduction et les détails de l'inscription.

🔥 Réseaux sociaux - Utilisez des plateformes telles que LinkedIn, Twitter et Facebook pour créer des pages d'événements, partager des mises à jour et interagir avec des participants potentiels.

Vous pouvez également utiliser des hashtags chauds et pertinents pour promouvoir encore plus votre événement.

🔥 Publicité par e-mail - Envoyez des invitations et des rappels personnalisés à votre public cible. De plus, profitez-en pour proposer des codes de réduction spéciaux.

🔥 Partenariats - Collaborez avec des associations industrielles, des influenceurs ou d'autres organisations pour étendre votre portée.

Ils pourraient faire de la promotion sur leurs sites Web, sur les réseaux sociaux, envoyer des e-mails à leur liste d'abonnés, etc.

 

6. Engagez vos participants

Entamer une conversation avec un inconnu dans un cadre virtuel peut être intimidant pour certains participants.

De plus, sans les signaux naturels du langage corporel et de la présence physique, briser la glace peut être un défi.

Ainsi, l’engagement est la pierre angulaire d’un événement de réseautage virtuel réussi.

Voici quelques idées pour donner libre cours à votre créativité :

💡 Lobbies virtuels - Ce sont d’excellents endroits où les participants peuvent se mêler en dehors de la session.

💡 Gamification - Les éléments de gamification couvrent un large éventail de domaines et de sujets : jeux-questionnaires, escape games virtuels, chasses au trésor, etc.

💡 Chats en direct - Un excellent moyen pour les participants de poursuivre la conversation, mais aussi pour vous de répondre à toutes leurs questions.

 

Vous pouvez aussi ouvrir le chat avant la session, permettant aux participants de faire connaissance et de briser la glace de manière plus naturelle.

💡 Réseau rapide - Ajoute un élément de plaisir et de dynamique pendant que les participants apprennent à se connaître dans un laps de temps imparti.

💡 et beaucoup plus.

Pour plus d'idées intéressantes pour engager votre public, rendez-vous sur notre blog, 10 idées de réseautage virtuel que vous devriez mettre en œuvre aujourd'hui.

Conseil: Visez à créer un événement qui fournit des informations, des connexions ou des opportunités précieuses que les participants ne peuvent trouver ailleurs.

Conseil de pro : Que diriez-vous en utilisant des codes QR pour aider les participants à se connecter mutuellement  

Par exemple, ils peuvent définir le code QR de leur profil numérique Tapni comme arrière-plan afin que les autres participants puissent accéder immédiatement à toutes les informations pertinentes.

7. Fournir une assistance technique

Les problèmes techniques peuvent constituer un obstacle à un événement de réseautage virtuel fluide.

Afin d'éviter cela, disposez d'une équipe d'assistance technique pour aider les participants en cas de difficultés qu'ils pourraient rencontrer, telles que des problèmes de connexion, des problèmes audio ou de navigation sur la plateforme.

8. Diffusez votre événement

Si vous utilisez une plateforme d'événements virtuels, configurez les paramètres de diffusion en continu au sein de la plateforme.

D'un autre côté, si vous diffusez sur les réseaux sociaux ou sur des plateformes de partage de vidéos, configurez l'événement en conséquence, y compris les paramètres de confidentialité.

N'oubliez pas non plus de enregistrer le flux en direct pour créer une version à la demande que vous pourrez partager avec les participants qui n'ont pas pu y assister en temps réel.

9. Suivi post-événement

Ne laissez pas les connexions réseau disparaître après l'événement. Suivi avec les participants en partageant des ressources, en enregistrant des liens et des informations de contact.

Conseil de pro : Saviez-vous que Tapni a un fonctionnalité de suivi qui se connecte à votre CRM et fait office de rappel sur votre téléphone?

10. Analyser et mesurer

Analysez les indicateurs clés, tels que la participation, l'engagement et les commentaires des participants, pour évaluer le succès de l'événement et identifier les domaines à améliorer.

Conseil de pro : Solutions numériques, tel que Tapni, sont livrés avec un ensemble d'outils d'analyse pour fournir un aperçu détaillé des mesures de l'événement.

Envelopper le tout

Organiser un événement de réseautage virtuel peut être un moyen puissant de atteindre vos objectifs professionnels ou d'affaires.

De plus, ces événements constituent un pont vers établir des liens significatifs et favoriser la croissance professionnelle dans le paysage numérique d'aujourd'hui.

Et si tu sauvegardez votre événement avec des solutions numériques appropriées, vous réduisez non seulement les défis qui peuvent survenir, mais vous créez également davantage d'opportunités de réseautage de qualité.

Pourquoi devriez-vous choisir Tapni?

Tapni est une carte de visite numérique fournisseur dédié au réseautage.

De plus, Tapni stocke de nombreuses fonctionnalités intéressantes sous son égide qui peuvent vous aider avec des événements de réseautage et engager les participants:

✨ Génération de leads Automatisation - Collecte et envoie les données des participants directement à votre CRM, tel que Hubspot, Salesforce, etc.

✨ Messagerie instantannée - Vous permet d'envoyer automatiquement un message à tous les participants qui ont visité votre profil ou vous ont contacté.

✨ Fonctionnalités de regroupement - Regroupez les participants et déplacez-les vers d'autres groupes. Vous pouvez également ajouter marqueurs ou balises pour filtrer davantage vos contacts.

✨Liens personnalisés - Vous permettre de créer une page personnalisable pour chaque nouvel événement.

✨ Liens directs - Affichez uniquement le profil de réseau social que vous souhaitez que vos nouveaux contacts voient.

✨ Plusieurs options de partage - Vous permettent de partager et d'échanger des informations via e-mail, liens, messages, etc.

✨ Fonction de suivi - Vous permet de définir des rappels sur votre téléphone pour suivre vos nouveaux contacts, participants, etc.

✨Outils d'analyse et de métriques - Mesurez le retour sur investissement lors d'événements, récompensez les plus performants, permettez-vous de voir le nombre de visites, etc.

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