Wie teilt man einen Calendly-Link?

Tempus fugit, wie die Lateiner zu sagen pflegten – die Zeit fliegt. ⏳

Und diejenigen, die am meisten schaffen, während sie am wenigsten Zeit investieren, werden als Gewinner gelten.

Die hyperkompetitive Welt des 21. Jahrhunderts erlaubt keine Zeitverschwendung und keine Nachlässigkeit. ✅

Business ist ein endloses Spiel, und indem man lernt, hier & da Zeit zu sparen, sich schrittweise zu verbessern und die richtigen Tools zu nutzen, können Menschen ihre Arbeit, ihr Zeit- & Prioritätenmanagement wirklich auf ein neues Level heben und ihre Organisationen verbessern.

Verschwendung zu eliminieren, müsse das erste Ziel eines Unternehmens sein, pflegte Taiichi Ohno zu sagen, der Vater des Toyota-Produktionssystems.

In diesem Blog zeigen wir Ihnen, wie Sie noch mehr Zeit effektiv sparen können – und wie Sie am Ende 8-10 zusätzliche Tage pro Jahr gewinnen, nur durch die Nutzung von Calendly.

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Was ist Calendly & wie wird es verwendet

Calendly ist ein Online-Terminplanungstool, das entwickelt wurde, um den Prozess der Buchung von Terminen und Meetings zu vereinfachen. Es ermöglicht Nutzerinnen und Nutzern, ihre Verfügbarkeiten festzulegen, einen Termin-Link mit anderen zu teilen und Meetings automatisch in den Kalender einzutragen, sobald die Eingeladenen eine passende Zeit auswählen.

Außerdem ist Calendly für Automatisierungsfunktionen bekannt, die das übliche Hin-und-her bei der Terminfindung deutlich reduzieren.

Und so funktioniert Calendly tatsächlich – Schritt für Schritt:

1. Sobald Sie sich registriert haben, können Sie Ihre Verfügbarkeit festlegen, indem Sie die Tage und Zeiten auswählen, zu denen Sie für Meetings frei sind. Dieses Setup kann Puffer zwischen Meetings beinhalten, die Anzahl der Meetings pro Tag begrenzen und erweiterte Verfügbarkeitsregeln festlegen. 🔥
2. Sobald die Verfügbarkeit festgelegt ist, generiert Calendly einen einzigartigen Link, den Nutzerinnen und Nutzer mit Kundinnen, Kollegen oder allen teilen können, die Zeit mit ihnen planen möchten. Dieser Link kann per E-Mail geteilt, in eine Website eingebettet oder in andere Plattformen integriert werden. 🔥
3. Wenn jemand Ihren Calendly-Link öffnet, sieht er die verfügbaren Zeitfenster und kann eine Zeit auswählen, die für ihn am besten passt. Das Tool berücksichtigt automatisch Zeitzonenunterschiede, was die Planung über verschiedene Regionen hinweg erleichtert. 🔥
4. Sobald die eingeladene Person eine Zeit auswählt, wird das Meeting automatisch sowohl in den Kalender der Nutzerin/des Nutzers als auch in den Kalender der eingeladenen Person eingetragen. Calendly integriert sich mit verschiedenen Kalenderdiensten, darunter Google Kalender, Outlook und Apple Kalender. 🔥
5. Calendly sendet automatische Erinnerungen an beide Seiten, wodurch die Wahrscheinlichkeit verpasster Meetings sinkt. 🔥

Welche Probleme löst Calendly?

Heute ist es dank Tools wie Calendly leicht, ein Meeting zu planen oder sogar umzuplanen.

Aber vor Calendly war es überhaupt nicht lustig. Viele Geschäftsleute verschwendeten ihre Zeit damit, verfügbare Zeitfenster, Zeitzonen zu verhandeln, die Verfügbarkeit anderer potenzieller Teilnehmender zu prüfen und so weiter. Es war ein weiterer endloser Kreislauf.

Vor dem Aufkommen von Calendly und ähnlichen Terminplanungstools beeinflussten mehrere wesentliche Probleme den Prozess der Terminvereinbarung:

1. Hin-und-her-Kommunikation: Die Terminfindung erforderte oft mehrere E-Mails, Telefonate oder Nachrichten zwischen den Beteiligten, um eine für alle passende Zeit zu finden. Das konnte zeitaufwendig und frustrierend sein – besonders bei vollen Kalendern oder größeren Gruppen. 🔁
2. Verwirrung bei Zeitzonen: Meetings über verschiedene Zeitzonen hinweg zu koordinieren, war eine häufige Fehlerquelle. Teilnehmende mussten Zeitunterschiede oft manuell berechnen, was zu Verwirrung, verpassten Meetings oder falscher Planung führte. ⌚
3. Doppeltbuchungen und Überbuchungen: Ohne ein zentrales System zur Echtzeit-Prüfung der Verfügbarkeit bestand ein hohes Risiko, Meetings doppelt zu buchen oder den Kalender mit zu vielen Terminen zu überladen. Das konnte zu verpassten Meetings, überlangen Arbeitstagen und geringerer Produktivität führen. 🤦‍♂️
4. Manuelle Kalenderverwaltung: Vor Tools wie Calendly war das Management eines Kalenders oft ein manueller Prozess. Nutzerinnen und Nutzer mussten ihre Verfügbarkeit manuell aktualisieren, Konflikte prüfen und sicherstellen, dass Meeting-Details korrekt erfasst und an alle kommuniziert wurden. 🤦‍♂️
5. Fehlende Integration mit anderen Tools: Das Planen eines Meetings umfasste oft mehrere Schritte – Einladungen senden, Teilnahme bestätigen und Videokonferenz-Links erstellen. Ohne Integration zwischen Terminplanung und anderen Tools (z. B. E-Mail, CRM-Systeme, Videokonferenz-Apps) mussten diese Aufgaben manuell erledigt werden, was den administrativen Aufwand erhöhte. ⛔
6. Keine automatischen Erinnerungen: Ohne ein automatisiertes System mussten Teilnehmende sich auf ihr Gedächtnis oder persönliche Erinnerungen verlassen, um Meetings wahrzunehmen – was die Wahrscheinlichkeit verpasster Termine oder kurzfristiger Absagen erhöhte. ⛔
7. Schwierigkeiten beim Umplanen: Auch das Umplanen von Meetings war eine Herausforderung, da Teilnehmende erneut den gleichen zeitaufwendigen Hin-und-her-Prozess durchlaufen mussten, um eine neue passende Zeit zu finden. 🤦‍♂️

Calendly hat diese Probleme gelöst, indem es den Planungsprozess automatisiert und vereinfacht, administrative Aufgaben reduziert und die Gesamteffizienz sowie Effektivität des Meeting-Managements verbessert.

Um Ihnen den echten Unterschied zu zeigen, hier sind die Zahlen:

1) Vor Calendly:

• Zeit pro Buchung eines Meeting-Slots: Im Durchschnitt konnte das zwischen 10 und 30 Minuten oder mehr dauern. Diese Zeit umfasste:
  • Das Verfassen und Senden der ersten E-Mail oder ein Telefonat. ❌
  • Warten, bis die andere Person mit ihrer Verfügbarkeit antwortet. ❌
  • Die Antwort prüfen und mit dem eigenen Kalender abgleichen. ❌
  • Potentiell weiteres Hin und Her, falls die ersten Vorschläge nicht passten. ❌
  • Eine finale Bestätigung senden, sobald ein Termin vereinbart war. ❌
• Verzögerungen: Das Hin und Her konnte sich über Stunden oder sogar Tage ziehen – je nachdem, wie schnell beide Seiten reagierten.

2) Mit Calendly:

• Zeit pro Buchung eines Meeting-Slots: Es dauert nur ein paar Sekunden bis zu einer Minute, ein Meeting einzurichten. Die Schritte sind:
  • Einen Calendly-Link senden, der Ihre Verfügbarkeit zeigt. ✅
  • Die andere Person wählt eine Zeit, die für sie passt. ✅
  • Beide Seiten erhalten eine Bestätigung, und das Meeting wird automatisch in ihre Kalender eingetragen. ✅

Also – wie schon oft gesagt: Zahlen lügen nicht.

Wie teilt man einen Calendly-Link [5 einfache Regeln]

Die Calendly-Plattform erstellt einen eigenen Link für Ihre Buchungskalender, und der sieht so aus: https://calendly.com/team-tapni/30min?month=2024-08.

Meetings können 15, 30 Minuten oder sogar länger dauern. Für Calendly PRO-Nutzer können Sie diesen Teil der Meeting-Buchung sogar anpassen (und weitere Details hinzufügen, wie Logos, Bilder usw.).

Um aus diesem Link eine effektivere Click- (oder Call-) to Action zu machen, können Sie Folgendes tun:

1) Link per E-Mail teilen: Sie können Ihren Calendly-Link kopieren und direkt in eine E-Mail einfügen. Das ist nützlich, um jemanden einzuladen, ein Meeting mit Ihnen zu buchen, ohne Kalender manuell abzugleichen.

2) Link per Direktnachricht teilen: Wenn Sie Messaging-Apps wie Slack, WhatsApp oder Microsoft Teams nutzen, können Sie Ihren Calendly-Link direkt im Chat teilen. So können Empfänger schnell auf Ihre Verfügbarkeit zugreifen.

3) Auf der Website einbetten: Calendly bietet Optionen, Ihren Termin-Link direkt auf Ihrer Website einzubetten – als einfachen Link, Button oder sogar als komplette Kalender-Einbettung. So können Besucher direkt auf Ihrer Seite Zeit mit Ihnen buchen. Sehen Sie das Beispiel hier.

4) Link über Link-in-Bio teilen: Einige Link-in-Bio-Plattformen, wie t.link, ermöglichen es, Ihren Calendly-Link auf Social-Media-Profilen zu teilen. Das ist besonders praktisch für Influencer, Freelancer oder Unternehmen, die es Kundinnen, Kunden oder Followern leicht machen wollen, Zeit zu buchen.

5) Link in der E-Mail-Signatur teilen: Einige Signatur-Generatoren, wie MailSign, erlauben es, den Calendly-Link als Teil Ihrer E-Mail-Signatur zusammen mit allen anderen wichtigen Kontaktinformationen einzubetten. Zusätzlich können Sie sogar ein Bannerbild in Ihre Signatur einfügen und den Calendly-Link so teilen. Wenn Sie noch kein Banner haben, können Sie Banner-Vorlagen verwenden, um schnell eines zu erstellen und an Ihr Branding anzupassen.

Bonus-Tipp – Link per QR-Code teilen: Wenn Sie den QR-Code in Ihre Social-Media-Posts, Marketing & Promo-Material sowie auf Ihrer Website einbinden, können Sie Ihren Calendly-Link ganz einfach teilen. Was auch cool ist: Sie können den QR-Code anpassen und eine Kombination aus Calendly-Logo & Ihren Markenfarben erstellen – für einen einzigartigen QR-Code.

Wie man Calendly mit einer digitalen Visitenkarte integriert

Digitale Visitenkarten werden weithin als nicht nur Gegenwart, sondern als Zukunftstool für Networking und das Kennenlernen von mehr Menschen anerkannt. Früher, als Papier-Visitenkarten Teil unseres Alltags waren, war es schwer und kompliziert, etwas anderes als E-Mail und Telefonnummer zu teilen.

Mit digitalen Visitenkarten ist alles anders.

Zum Beispiel ermöglicht Tapni, 77 Anwendungen über NFC-Karte, QR-Code, Apple/Google Wallet, E-Mail-Signatur, Link-In-Bio oder über QR-Code-Widget zu teilen.

Eine dieser 77 Anwendungen ist Calendly. Und so können Sie es in wenigen Schritten teilen:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Tapni-Konto über Mobile oder Web-App an.

2. Klicken Sie auf den Bearbeiten-Button (Stiftsymbol oben rechts, Version 8.2.0)

3. Klicken Sie auf „Link hinzufügen“; geben Sie in der Suchleiste Calendly ein

4. Klicken Sie auf das Calendly-Symbol

5. Legen Sie den Text unter dem Calendly-Symbol fest (zum Beispiel: Buchen Sie eine Demo mit uns)

6. Fügen Sie Ihren Calendly-Link ein

7. Klicken Sie auf Speichern – fertig 🚀

Sehen Sie sich dieses 2-Minuten-Video an, um zu lernen, wie Sie Calendly mit Tapni teilen:

 

 

🎁 Bonus-Info: Wie viel Zeit können Sie pro Jahr durch Calendly sparen?

Calendly hat sich als erheblicher Zeitsparer erwiesen – besonders für Nutzerinnen und Nutzer, die regelmäßig Meetings oder Termine planen.

Laut Calendly sparen Nutzerinnen und Nutzer im Durchschnitt 4 Stunden pro Woche, indem sie den Planungsprozess automatisieren. Diese Zeitersparnis entsteht dadurch, dass das Hin-und-her zur Abstimmung von Meeting-Zeiten entfällt – was besonders für vielbeschäftigte Profis mühsam sein kann.

Wenn wir das Gesamtbild betrachten:

• Wöchentliche Ersparnis: Etwa 4 Stunden. ⌛
• Monatliche Ersparnis: Rund 16-20 Stunden, abhängig von der Anzahl der Arbeitswochen im Monat. ⌛
• Jährliche Ersparnis: Das kann etwa 192-240 Stunden entsprechen – oder 8-10 volle Tage pro Jahr. Stellen Sie sich nur vor, was Sie in dieser zusätzlichen Zeit über ein ganzes Jahr erreichen können. ⌛

Diese Zeitersparnis ist noch bedeutender für Teams oder Unternehmen, die viele Meetings planen oder komplexe Terminanforderungen haben, da das Tool die Prozesse insgesamt effizienter machen kann.

Calendlys Vorteile bei der Zeitersparnis machen es zu einem wertvollen Tool für Branchen, in denen Planung ein kritischer Bestandteil ist – wie Vertrieb, Beratung, Bildung, Gesundheitswesen und Kundensupport. Durch die Automatisierung vieler manueller Aufgaben erlaubt Calendly Profis, sich auf höherwertige Tätigkeiten zu konzentrieren, und verbessert so Produktivität und Effizienz.

🎁 Bonus #2: In welchen Branchen kann Calendly eingesetzt werden?

Calendly ist nicht nur für Business-Meetings und Team-Retrospektiven.

Es kann auch verwendet werden für:

• Freiwilligenkoordination: Non-Profits und Community-Organisationen können Calendly nutzen, um Freiwilligenschichten zu organisieren, Gruppenaktivitäten zu koordinieren oder Meetings mit Spendern bzw. Partnern zu planen. ✅
• Bewerbungsgespräche: HR-Manager und Recruiter können Calendly nutzen, um Interviews mit Kandidaten zu planen. Das kann den Einstellungsprozess verbessern, weil Kandidaten Zeiten wählen können, die innerhalb der Verfügbarkeit der Recruiter liegen. ✅
• Freelancing & Beratung: Freelancer und Berater können Calendly nutzen, um Erstgespräche, Projektabstimmungen oder Kunden-Check-ins zu planen. Das hilft, Kundeninteraktionen zu managen, den Buchungsprozess zu vereinfachen und das Hin-und-her per E-Mail zu reduzieren. ✅
• Gesundheitstermine: Fachkräfte wie Therapeutinnen, Ernährungsberater oder Personal Trainer können Calendly nutzen, um Patient*innen- oder Kundentermine zu verwalten. Auch Kliniken können damit Konsultationen und Folge-Termine organisieren, sodass Patient*innen leicht die benötigte Zeit buchen können. ✅
• Kundentermine: Autowerkstätten können Calendly einsetzen, damit Kundinnen und Kunden Termine für Services wie Ölwechsel, Bremsreparaturen, Reifenwechsel oder Diagnosen buchen. Das vereinfacht den Buchungsprozess, reduziert Telefonanrufe und stellt sicher, dass der Werkstattplan effizient verwaltet wird. ✅
• Bildung & Nachhilfe: Lehrkräfte und Tutor*innen können Calendly nutzen, um Einzeltermine mit Schülern zu planen, Elternsprechtage zu organisieren oder Gruppen-Lernsessions zu koordinieren. Es vereinfacht die Abstimmung, indem Studierende oder Eltern verfügbare Zeiten direkt auswählen können. ✅

Mit Calendly gibt es endlose Möglichkeiten, und es kann in vielen Bereichen und Segmenten der heutigen Geschäftswelt eingesetzt werden.

Aber um es effektiv zu nutzen, müssen Sie es gut organisieren und effektiv teilen. 🚀

Wenn Sie tiefer eintauchen möchten, wie Sie Ihre Informationen richtig & effektiv teilen und wie wichtig es ist, Ihre bestehenden Business-Kontakte zu pflegen, lesen Sie unbedingt einige der Artikel unten:

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• Wie Sie ohne Visitenkarten netzwerken ✨
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