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Organizar un evento de networking es la manera perfecta de conocer nuevas personas, compartir ideas y construir conexiones valiosas.
Sin embargo, organizar un evento de networking exitoso requiere planificación cuidadosa y ejecución.
Desde elegir el lugar adecuado hasta promocionar tu evento, hay muchos factores a considerar para asegurar que todo salga bien.
¡Ahí es donde intervenimos nosotros!
Compartiremos 9 consejos sobre cómo organizar un evento de networking para que sea agradable y productivo para todos los asistentes.
¡Empecemos!
Nada supera una buena planificación y este es uno de los pasos cruciales en tu preparación porque te permitirá detallar todos los aspectos y no dejar nada al azar.
El primer paso es determinar el propósito de tu evento y lo que esperas lograr con él.
¿Estás buscando generar clientes potenciales, promover tu marca o simplemente conectar con profesionales afines en tu industria?
Una vez que hayas establecido tus objetivos, comienza a pensar en la logística del evento.
Por lo tanto, considera factores como la fecha, hora y ubicación del evento.
Es esencial usar herramientas como software de gestión logística para organizar eficientemente los detalles del evento, reducir errores y ahorrar tiempo valioso de planificación.
¿Lo realizarás durante el horario laboral o después del trabajo?
¿Será en un lugar formal o en un entorno más informal?
Las respuestas a ambas preguntas impactarán en cuántos asistentes puedes esperar y qué tipo de audiencia atraerá.
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Nota: Crea una línea de tiempo previa al evento - De esta manera asegurarás que todo salga bien en la fecha misma. Por lo tanto, verifica que todos los arreglos necesarios se hagan con suficiente antelación para que no haya sorpresas o contratiempos de último minuto. |
Independientemente de si organizas un evento virtual o presencial, necesitarás encontrar el mejor lugar o plataforma.
Elegir el lugar adecuado es crucial al organizar un evento de networking. La ubicación de tu evento establece el tono y la atmósfera para toda la experiencia.
Aquí vienen algunos consejos rápidos para ayudarte en el proceso:
✨ Considera a tus asistentes - Piensa en tus invitados y qué tipo de espacio los haría sentir cómodos y a gusto.
Si tu audiencia está compuesta por profesionales, busca lugares que ofrezcan un entorno más formal con opciones de asientos amplias.
✨ Elige una buena ubicación - Elige una ubicación céntrica que sea fácil de acceder en transporte público o coche. Asegúrate de que haya suficiente estacionamiento y estaciones de carga (con el necesario OCPP Gateway) para vehículos eléctricos cerca si es necesario.
✨Piensa en el tamaño del lugar - Seleccionar un lugar que pueda acomodar cómodamente a todos los asistentes es importante.
Demasiado pequeño, y estará abarrotado, demasiado grande, y puede sentirse vacío.
✨Considera la Ambientación y las Comodidades - ¿Qué tipo de ambientación deseas para tu evento? ¿Buscas algo formal o informal?
¿El lugar ofrece comodidades como Wi-Fi, equipo audiovisual o servicios de catering?
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Nota: No necesitas gastar una fortuna alquilando un lugar caro. Puedes buscar en espacios comunitarios como bibliotecas o cafeterías locales, que pueden ofrecer espacio de reunión gratuito. |
Organizar un evento virtual es más económico y sin complicaciones porque no tienes que tener en cuenta el espacio físico y todas las cosas adicionales que conlleva.
Además, puedes reunir una audiencia mucho más amplia y global.
Sin embargo, necesitas encontrar la plataforma de conferencias adecuada que pueda soportar tu evento técnicamente y transmitirlo sin problemas.
Establecer un presupuesto es uno de los pasos más importantes para organizar un evento de networking exitoso.
Sin una planificación adecuada, podrías terminar gastando de más en cosas innecesarias o quedándote sin fondos a mitad del evento. Las herramientas para mantener los presupuestos de proyectos bajo control pueden ser útiles para organizar los gastos y evitar sorpresas financieras.
Para establecer un presupuesto realista, piensa en:
No olvides siempre dejar un margen de maniobra en tu presupuesto en caso de que ocurra algo inesperado durante el evento.
Sin una buena promoción, incluso los mejores eventos no tienen posibilidades de éxito.
Cuantas más personas sepan sobre él, más probable será que asistan y difundan la palabra a su red.
Plataformas como Facebook, Twitter, Instagram y LinkedIn son excelentes para llegar a una audiencia más amplia.
Crea un hashtag en redes sociales para tu evento para que los asistentes puedan compartirlo fácilmente con otros en su red
De esta manera puedes aprovechar sus audiencias existentes y potencialmente ganar nuevos asistentes.
Si envías boletines, deberías usarlos para difundir la palabra sobre tu evento.
Solo asegúrate de autenticar tus correos electrónicos usando un verificación DMARC para asegurar una mejor entregabilidad.
Ofrece incentivos para aquellos que traigan amigos o colegas con ellos, como entradas con descuento o premios especiales exclusivos solo para referencias.
Estas aplicaciones ofrecen una manera fácil de conectarse con otros asistentes antes, durante y después del evento, ampliando la red y el alcance.
Promocionar tu evento de networking debe ser creativo pero estratégico para maximizar el número de asistentes.
Una vez que hayas identificado tu lista de invitados, elige un método de invitación apropiado.
Las invitaciones por correo electrónico son fáciles de enviar y rastrear las confirmaciones de asistencia, mientras que las invitaciones físicas pueden agregar un toque de formalidad y personalización.
Además, asegúrate de hacer seguimiento con los invitados que no han respondido a sus invitaciones cerca de la fecha del evento.
Crear un programa de eventos no solo será beneficioso para ti, sino también para tus asistentes.
Una vez que sepas cuánto durará tu evento, planifica cómo deseas dividir ese tiempo.
Por ejemplo, incluye actividades como rompehielos o ejercicios de trabajo en equipo para fomentar la interacción entre los asistentes.
También es importante asegurarse de que haya suficiente tiempo de descanso para que los invitados se relajen y hagan networking por su cuenta.
No intentes abarcar demasiado en un solo evento - menos puede ser más cuando se trata de programación.
Además, comunica el programa a todos los asistentes con anticipación para que sepan qué esperar.
También les dará algo concreto a lo que esperar, lo que puede ayudar a aumentar las tasas de asistencia.
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Nota: Aunque organizar un evento requiere un enfoque casi militar, no olvides mantenerlo flexible de alguna manera. Pueden surgir cosas inesperadas durante el transcurso de tu evento que requieran ajustes, por lo que necesitas mantener la calma y priorizar. |
Tener actividades o juegos en tu evento de networking es una excelente manera de romper el hielo y hacer que las personas interactúen entre sí.
Además, también puede hacer que el evento sea más memorable y agradable para los asistentes.
Al elegir actividades o juegos, considera qué sería apropiado para tu audiencia.
Si organizas un evento virtual, puedes comenzar con un chat rompehielos previo al evento, y abrir el chat antes del evento, para que los asistentes puedan socializar y conocerse.
Además, puedes preparar algunas preguntas rompehielos para fomentar la conexión.
Además, puedes organizar trivias, cuestionarios, o incluso hacer una ronda de networking rápido, donde los asistentes cambian de compañero de conversación cada 10 minutos.
Para más ideas sobre cómo mantener a tu audiencia comprometida, visita nuestro blog 10 Ideas de Networking Virtual que Deberías Implementar Hoy.
Sin embargo, no todos disfrutan de actividades grupales o juegos, así que asegúrate de tener opciones alternativas para aquellos que prefieren socializar en grupos más pequeños o conversaciones uno a uno.
Por ejemplo, puedes dividir a los asistentes en salas de descanso, donde es más fácil conectarse con menos personas.
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Consejo Profesional: Si tienes un perfil digital de Tapni, por ejemplo, puedes compartir inmediatamente el enlace a tu perfil, para que tu co-orador pueda saber más sobre ti al instante. |
Una forma segura de entusiasmar a las personas con tu evento de networking es regalar premios.
Obviamente, no tiene que ser nada extravagante, pero ofrecer algunos pequeños obsequios puede hacer mucho para que tus invitados se sientan apreciados y comprometidos.
Y aunque el premio tiene un significado más simbólico, piensa bien en lo que será - considera qué sería relevante para tu audiencia.
Además, regalar premios proporciona una oportunidad para un poco de diversión extra. Podrías elegir ganadores a través de rifas o juegos que se relacionen con el tema de tu evento.
Por ejemplo, tarjetas de presentación digitales, como Tapni, pueden actuar como una herramienta de gamificación: la primera persona que escanee el código QR y proporcione alguna información de tu perfil recibe una pequeña recompensa.
Cualquiera que sea el método que elijas, asegúrate de anunciar a los ganadores hacia el final de la noche cuando todos estén todavía reunidos.
Esto creará emoción y alentará a los asistentes a quedarse hasta el final.
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Nota: No olvides agradecer a tus patrocinadores o a aquellos que contribuyeron con artículos para el sorteo. Mostrar gratitud es clave para construir relaciones y establece un tono positivo para futuras colaboraciones. |
Hacer seguimiento después del evento es un paso crucial, sin embargo, muchos anfitriones olvidan hacerlo.
Te ayuda a evaluar el éxito de tu evento e identificar áreas de mejora en caso de que decidas organizar otro en el futuro.
¿Sabías que con Tapni, puedes programar un recordatorio de seguimiento directamente desde tu CRM?
Esperamos que encuentres nuestros 9 consejos sobre cómo organizar un evento de networking prácticos y útiles, y que la próxima vez que seas anfitrión, abordes la tarea como un profesional.
No obstante, hay soluciones digitales que pueden ayudarte a maximizar el networking en tu evento, y proporcionarte datos valiosos.
Una de esas soluciones es nuestro Tapni.
Además de proporcionar tarjetas de presentación digitales totalmente personalizables y accesorios digitales, Tapni ofrece un conjunto robusto de características que pueden ayudarte a navegar tu evento con más facilidad :
🔥 Automatiza la generación de leads y envía tus contactos directamente a tu CRM.
🔥 Obtén análisis accionables y mide el ROI en eventos.
🔥 Comparte fácilmente tu información de múltiples maneras a través de enlace, correo electrónico, etc.
🔥 Envía automáticamente un mensaje a todos los asistentes que te hayan contactado o visitado tu perfil después del evento
🔥Organiza tus nuevos contactos en listas editables significativas.
🔥 Escanea y agrega información de tarjetas de presentación de papel.
🔥 Pon un enlace directo al perfil de redes sociales que deseas que tus nuevos contactos vean.
🔥 Programa recordatorios de seguimiento para que no olvides contactar a tus nuevos contactos.
🔥 Reorganiza a los asistentes y muévelos a otros grupos de ida y vuelta, y agrega los llamados marcadores o etiquetas para clasificar aún más tus contactos.
🔥 Y mucho más.
¿Listo para probar Tapni?
Crea tu tarjeta digital Tapni hoy y asegúrate de que tu próximo evento de networking sea uno para recordar.
La parte clave es hacer una estrategia y planificar con anticipación para no dejar margen de error. Considera el tipo de audiencia, lugar, presupuesto y las formas en que deseas mantenerlos comprometidos.
Para aumentar tu confianza, siempre debes llegar preparado al evento.
Haz la investigación y verifica quiénes son los asistentes y los oradores para obtener una ventaja.
Además, no olvides llevar una tarjeta de presentación digital para que puedas recopilar e intercambiar información de contacto fácilmente.
Una forma de terminar una conversación es agradecer a la persona por su tiempo y los valiosos pensamientos que han compartido entre sí.
Además, si crees que realmente conectaste bien con la persona, puedes intercambiar información de tarjeta de presentación digital e inmediatamente programar un seguimiento.
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