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How to Host a Virtual Networking Event in 2023? - Tapni®

Come ospitare un evento di networking virtuale nel 2023?

Eventi di networking virtuale sono diventati essenziali per i professionisti connettersi, apprendere ed espandere le proprie reti.

Tuttavia, per ospitarne uno, devi essere pronto affrontare tutte le sfide che ne derivano.

Se vuoi organizzare un evento ma ti senti perso, sei nel posto giusto.

Continuate a leggere per scoprirlo come ospitare un evento di networking virtuale e superare le sfide.

Immergiamoci!

Quali sono le principali sfide quando si ospita un evento di networking virtuale?

1. Problemi tecnici

Problemi tecnici, inclusi problemi audio e video, problemi di connettività Internet e problemi della piattaforma, possono interrompere l'esperienza di rete.

2. Coinvolgimento e interazione 

Eventi virtuali potrebbero mancare le interazioni naturali e spontanee che si verificano negli eventi di networking fisico.

Pertanto, incoraggiare i partecipanti a interagire tra loro, condividere informazioni di contatto e avviare conversazioni può essere più impegnativo online.

3. Privacy e sicurezza dei dati 

La gestione dei dati dei partecipanti e la garanzia della privacy e della sicurezza sono fondamentali negli eventi di networking virtuale.

4. Selezione della piattaforma 

Scegliere la giusta piattaforma per eventi virtuali adatta alle esigenze del tuo evento di networking è impegnativo.

Piattaforme diverse offrono caratteristiche e capacità diverse e trovarne una in linea con i tuoi obiettivi può richiedere tempo.

5. Fatica della rete

Con la proliferazione di eventi online, i partecipanti potrebbero sentirsi sopraffatti e meno entusiasti di partecipare a un altro incontro virtuale.

Quindi, garantendolo il tuo evento si distingue E fornisce un valore unico è essenziale.

Tuttavia, una volta che si sanno quali sfide aspettarsi, prevenirle o ridurne gli effetti diventa più semplice.

E questo è perché una pianificazione approfondita e dettagliata dell'evento è un must. Ed è ciò che ti aiuteremo a fare.

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10 modi per ospitare uno straordinario evento virtuale

1. Definisci i tuoi obiettivi

Prima di immergerti nella pianificazione dell'evento, è fondamentale definire i tuoi obiettivi. Tu che cosa speranza di raggiungere con il tuo evento di networking virtuale?

  • Edificio rapporti professionali?
  • Condivisione conoscenza e competenza?
  • Promuovere un prodotto o servizio?
  • Reclutamento talento?
  • Raccolta fondi per una causa?

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Tuttavia, attento per non cadere nella trappola dell'essere troppo generico - i tuoi obiettivi devono essere misurabili e specifici.

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In altre parole, hai bisogno parametri di riferimento specifici perché altrimenti non c'è nulla da misurare e confrontare.

Infine, comprendere i tuoi obiettivi lo farà dare forma ad ogni aspetto del tuo evento, dal formato ai partecipanti che inviti.

2. Scegli la piattaforma giusta

Selezionare la giusta piattaforma per eventi virtuali è fondamentale e, grazie alla tecnologia, puoi sceglierne diverse app per la generazione di lead di eventi, strumenti per conferenze, ecc.

Ogni piattaforma viene fornita con il suo caratteristiche e capacità uniche, quindi dovresti prendere in considerazione i seguenti fattori al momento della scelta:

💡 Facilità d'uso per partecipanti e host.

💡 Interazione opzioni (chat video, gruppi di lavoro, ecc.).

💡 Personalizzazione e marchio opzioni.

💡 Scalabilità per accogliere il numero previsto di partecipanti.

💡 Integrazione con sistemi di registrazione e pagamento (se applicabile).

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E se ti chiedi quale sia la migliore piattaforma di eventi virtuali disponibile, dipenderà dai tuoi obiettivi, ma in base a le recensioni di g2, IL 5 migliori piattaforme Sono:

  1. Webex Events (in precedenza Socio)
  2. vFiere
  3. Incontro aereo
  4. Hubilo
  5. Ingrandisci.

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Se vuoi controllare altre piattaforme di networking virtuale disponibili, non vuoi perderti il ​​nostro blog 10 migliori strumenti per conferenze da provare nel 2023.

3. Pianifica la struttura del tuo evento

La struttura del tuo virtuale evento di rete gioca un ruolo significativo nel suo successo perché fornisce un quadro per vedere chiaramente ogni aspetto di un evento.

1. Creare un'agenda

L'agenda è più di un semplice programma: rappresenta il flusso complessivo del tuo evento e aiutarti a tenere sotto controllo tutti gli elementi.

  • Limite sessioni da 45-60 minuti.
  • Fornire 10 minuti pause tra le sessioni.
  • Pianifica i tuoi relatori più popolari per l'inizio e la fine della giornata.
  • Pianifica sessioni di networking all'ora di pranzo.
  • Consenti ai partecipanti di accedere ai contenuti dopo l'evento.

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2. Tipi di sessione

Incorporare una serie di sessioni, come discorsi programmatici, tavole rotonde, workshop e sessioni di networking.

Non dimenticare che il formato dovrebbe in linea con i tuoi obiettivi e il tuo pubblico.

Perciò, identificare e invitare relatori, relatori o relatori esperti nell'argomento del tuo evento.

Inoltre, collabora con loro per creare presentazioni o discussioni coinvolgenti e assicurarti diversità di prospettive e voci.

3. Coinvolgimento del pubblico

La sfida principale nell'ospitare un evento di networking virtuale è garantire interazione efficace tra i partecipanti.

A differenza degli eventi di persona, in cui i partecipanti possono socializzare liberamente, scambiarsi biglietti da visita e impegnarsi in conversazioni spontanee, virtuali eventi di rete mancano del tocco personale delle interazioni faccia a faccia.

Pertanto, tu deve coinvolgere il pubblico fornendo una vasta gamma di opportunità di networking, giochi e attività diminuire l'affaticamento della rete.

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Tratteremo brevemente questo segmento in modo più dettagliato, ma nel complesso incorporeremo:

  • Sale per gruppi di lavoro - Utilizza le stanze per sottogruppi di lavoro per discussioni in gruppi più piccoli o opportunità di networking individuali.
  • Rompighiaccio - Inizia l'evento con rompighiaccio o giochi di networking per incoraggiare l'interazione.
  • Sessioni di domande e risposte - Consentire ai partecipanti di porre domande durante le presentazioni o le tavole rotonde.
  • Tempo di rete - Dedicare tempo dedicato al networking e prendere in considerazione l'utilizzo del matchmaking basato sull'intelligenza artificiale per mettere in contatto i partecipanti con interessi simili.

ProTip: soluzioni digitali come Tapni possono essere di grande aiuto in questo caso - La funzione di raggruppamento di Tapni ti consente di segmentare il tuo pubblico e sviluppare rapidamente le attività giuste per innescare il coinvolgimento.

4. Imposta una data e una durata

Scegli una data e un'ora conveniente per il tuo pubblico di destinazionee considera i fusi orari se il tuo pubblico è globale.

Inoltre, decidi la durata dell'evento: se si tratta di un evento di un giorno, di più giorni o di una serie di sessioni nell'arco di diverse settimane.

5. Promuovi il tuo evento

Anche se hai pianificato un evento virtuale straordinario, il tuo pubblico ha ancora bisogno di scoprirlo un po', giusto??

Ecco perché promuovere il tuo evento è un passo fondamentale per spargere la voce al riguardo.

Fortunatamente, ci sono vari canali di marketing che puoi utilizzare:

🔥 Sito web e pagina di destinazione - Crea un sito web o una landing page dedicata all'evento con tutte le informazioni necessarie, un breve video introduttivo e i dettagli di registrazione.

🔥 Mezzi sociali - Utilizza piattaforme come LinkedIn, Twitter e Facebook per creare pagine di eventi, condividere aggiornamenti e interagire con potenziali partecipanti.

Puoi anche utilizzare hashtag interessanti e pertinenti per promuovere ulteriormente il tuo evento.

🔥 Marketing via email - Invia inviti e promemoria personalizzati al tuo pubblico di destinazione. Inoltre, usalo come un'opportunità per farlo offrire codici sconto speciali.

🔥 Partenariati - Collabora con associazioni di settore, influencer o altre organizzazioni per espandere la tua portata.

Potrebbero promuovere sui loro siti Web, sui social media, inviare e-mail al loro elenco di iscritti, ecc.

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6. Coinvolgi i tuoi partecipanti

Avviare una conversazione con uno sconosciuto in un ambiente virtuale può intimidire alcuni partecipanti.

Inoltre, senza i segnali naturali del linguaggio del corpo e della presenza fisica, rompere il ghiaccio può essere impegnativo.

Quindi, il coinvolgimento è la pietra angolare di un evento di networking virtuale di successo.

Ecco alcune idee per far fluire la tua creatività:

💡 Lobby virtuali - Sono ottimi posti in cui i partecipanti possono socializzare al di fuori della sessione.

💡 Ludicizzazione - Gli elementi di gamification coprono una vasta gamma di aree e argomenti: giochi a quiz, stanze di fuga virtuali, cacce al tesoro, ecc.

💡 Chat dal vivo - Un ottimo modo per i partecipanti di continuare la conversazione, ma anche per rispondere a tutte le loro domande.

 

Puoi anche aprire la chat prima della sessione, permettendo ai partecipanti di conoscersi e rompere il ghiaccio in modo più naturale.

💡 Rete veloce - Aggiunge un elemento di divertimento e dinamica mentre i partecipanti si conoscono tra loro in un periodo di tempo assegnato.

💡 e altro ancora.

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Per altre idee interessanti per coinvolgere il tuo pubblico, visita il nostro blog, 10 idee di rete virtuale che dovresti implementare oggi.

Mancia: Obiettivo creare un evento che fornisce preziose informazioni, connessioni o opportunità che i partecipanti non potranno trovare altrove.

Suggerimento: Che ne dite di utilizzando i codici QR per aiutare i partecipanti a connettersi reciprocamente  

Ad esempio, possono impostare il codice QR del loro profilo digitale Tapni come sfondo in modo che gli altri partecipanti possano accedere immediatamente a tutte le informazioni rilevanti.

7. Fornire supporto tecnico

I problemi tecnici possono rappresentare un ostacolo per un evento di networking virtuale senza interruzioni.

Per evitare ciò, disponi di un team di supporto tecnico per assistere i partecipanti in caso di eventuali difficoltà che potrebbero incontrare, come problemi di accesso, problemi audio o navigazione nella piattaforma.

8. Trasmetti il ​​tuo evento

Se utilizzi una piattaforma per eventi virtuali, configura le impostazioni di streaming all'interno della piattaforma.

D'altra parte, se stai trasmettendo in streaming su social media o piattaforme di condivisione video, configura l'evento di conseguenza, comprese le impostazioni sulla privacy.

Inoltre, non dimenticartelo registrare lo streaming live per creare una versione on-demand da condividere con i partecipanti che non hanno potuto partecipare in tempo reale.

9. Follow-up post-evento

Non lasciare che le connessioni di rete svaniscano dopo l'evento. Seguito con i partecipanti condividendo risorse, registrando collegamenti e informazioni di contatto.

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Suggerimento: Sapevi che Tapni ha un funzione di follow-up che si collega al tuo CRM e funge da promemoria sul tuo telefono?

10. Analizza e misura

Analizza i parametri chiave, come la partecipazione, il coinvolgimento e il feedback dei partecipanti, per valutare il successo dell'evento e identificare le aree di miglioramento.

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Suggerimento: Soluzioni digitali, ad esempio Tapni, sono dotati di una serie di strumenti di analisi per fornire informazioni dettagliate sulle metriche dell'evento.

Concludendo

Ospitare un evento di networking virtuale può essere un modo efficace per farlo raggiungere i tuoi obiettivi professionali o aziendali.

Inoltre, questi eventi sono un ponte verso costruire connessioni significative e promuovere la crescita professionale nel panorama digitale di oggi.

E se tu Supporta il tuo evento con soluzioni digitali adeguate, non solo diminuirai le sfide che potrebbero sorgere, ma creerai anche maggiori opportunità di networking di qualità.

Perché dovresti scegliere Tapni?

Tapni È un biglietto da visita digitale provider che si occupa di networking.

Inoltre, Tapni memorizza molte funzionalità interessanti sotto il suo ombrello aiutarti con eventi di networking e coinvolgimento dei partecipanti:

✨ Generazione di lead Automazione - Raccoglie e invia i dati dei partecipanti direttamente al tuo CRM, come Hubspot, Salesforce, ecc.

✨ Messaggistica istantanea - Ti permette di inviare automaticamente un messaggio a tutti i partecipanti che hanno visitato il tuo profilo o ti hanno contattato.

✨ Funzionalità di raggruppamento - Raggruppare i partecipanti e spostarli avanti e indietro in altri gruppi. Inoltre, puoi aggiungere marcatori o tag per filtrare ulteriormente i tuoi contatti.

✨Collegamenti personalizzati - Permettiti di creare una pagina personalizzabile per ogni nuovo evento.

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✨ Collegamenti diretti - Mostra solo il profilo dei social media che vuoi che i tuoi nuovi contatti vedano.

✨ Molteplici opzioni di condivisione - Consentire di condividere e scambiare informazioni tramite e-mail, collegamenti, messaggi, ecc.

✨ Funzionalità di follow-up - Ti consente di impostare promemoria sul tuo telefono per seguire i tuoi nuovi contatti, partecipanti, ecc.

✨Strumenti di analisi e metrica - Misura il ROI degli eventi, premia i migliori artisti, ti consente di vedere il numero di visite, ecc.

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