Apprenez à organiser un événement de réseautage en utilisant ces 9 conseils

Cherchez-vous à développer votre réseau professionnel ou développer votre entreprise? 

Organiser un événement de réseautage est le moyen idéal pour rencontrer de nouvelles personnes, partager des idées et établir des liens précieux.

Cependant, l'organisation d'un événement de réseautage réussi demande planification et exécution soignées.

Du choix du bon lieu à la promotion de votre événement, il y a de nombreux facteurs à considérer afin de s'assurer que tout se passe bien.

C'est là qu'on se lance !

Nous partagerons 9 conseils sur comment organiser un événement de réseautage pour le rendre agréable et productif pour tous les participants.

Commençons!

9 conseils pour organiser un événement de réseautage dont tout le monde parlera

1. Planifiez à l'avance

Rien ne vaut une bonne planification et c'est l'une des étapes cruciales de votre préparation, car elle vous permettra de mettre en page tous les détails de base et de ne négliger aucun détail.

La première étape consiste à déterminer le but de votre événement et ce que vous espérez en tirer.

Cherchez-vous à générer des prospects, à promouvoir votre marque ou simplement à entrer en contact avec des professionnels partageant les mêmes idées dans votre secteur  

Une fois que vous avez établi vos objectifs, commencez penser à la logistique de l'événement.

Par conséquent, tenez compte de facteurs tels que la date, l'heure et le lieu de l'événement.

Allez-vous le tenir pendant les heures de bureau ou après le travail  

Sera-ce dans un lieu formel ou dans un cadre plus décontracté  

Les réponses aux deux questions auront un impact sur le nombre de participants auxquels vous pouvez vous attendre et sur le type de public que cela attirera.

Note: Créer une chronologie menant à l'événement - De cette façon, vous vous assurerez que tout se passe bien à la date elle-même. Ainsi, vérifiez que toutes les dispositions nécessaires sont prises bien à l'avance afin qu'il n'y ait pas de surprises de dernière minute ni de ratés.

2. Choisissez le bon lieu ou une plate-forme virtuelle

Que vous organisiez un événement virtuel ou en personne, vous devrez trouver le meilleur endroit ou une plateforme.

Choisir le bon lieu

Choisir le bon lieu est crucial lors de l'organisation d'un événement de réseautage. Le lieu de votre événement donne le ton et l'atmosphère de toute l'expérience.

Voici quelques conseils rapides pour vous aider dans le processus :

✨ Pensez à vos participants - Pensez à vos invités et au type d'espace qui les ferait sentir à l'aise et à l'aise.

Si votre public est composé de professionnels, recherchez des lieux qui offrent un cadre plus formel avec de nombreuses options de sièges.

✨ Choisissez un bon emplacement - Choisissez un emplacement central facilement accessible par les transports en commun ou en voiture. Assurez-vous qu'il y a suffisamment de places de stationnement à proximité si nécessaire.

✨Pensez à la taille de la salle - Il est important de choisir un lieu pouvant accueillir confortablement tous les participants.

Trop petit, et il sera à l'étroit, trop grand, et il peut sembler vide.

✨Considérez l'ambiance et les commodités - Quel genre d'ambiance voulez-vous pour votre événement Cherchez-vous quelque chose de formel ou décontractél?

Le lieu offre-t-il des équipements tels que le Wi-Fi, un équipement A/V ou des services de restauration?

Note: Vous n'avez pas besoin de casser votre tirelire pour louer un lieu coûteux. Vous pouvez regarder dans espaces communautaires comme les bibliothèques ou les cafés locaux, qui peuvent offrir un espace de réunion gratuit.

Choisir la bonne plateforme virtuelle

Organiser un événement virtuel, c'est plus rentable et sans tracas parce que vous n'avez pas à prendre en compte l'espace physique et toutes les choses supplémentaires qui vont avec.

De plus, vous pouvez rassembler un public mondial beaucoup plus large.

Cependant, vous devez trouver la bonne plateforme de conférence qui peuvent soutenir techniquement votre événement et le diffuser de manière transparente.

3. Établissez un budget

L'établissement d'un budget est l'une des étapes les plus importantes pour organiser un événement de réseautage réussi.

Sans une bonne planification, vous pourriez vous retrouver dépenses excessives sur des choses inutiles ou à court de fonds à mi-parcours de l'événement.

Pour établir un budget réaliste, pensez à :

• L'attendu Nombre de participants.
• Frais de location de salle, et tous les frais supplémentaires, tels que les décorations ou l'équipement audiovisuel.
• Frais divers, par exemple les frais de transport, les cadeaux pour les conférenciers et les invités, la restauration, etc.

N'oubliez pas de toujours laisser une marge de manœuvre dans votre budget au cas où quelque chose d'inattendu se produirait pendant l'événement.

4. Faites la promotion de votre événement

Sans une bonne promotion, même les meilleurs événements n'ont aucune chance de réussir.

Plus les gens en sont informés, plus ils seront susceptibles d'y assister et de faire passer le mot à leur réseau.

1. Créez une campagne sur les réseaux sociaux

PLes plates-formes comme Facebook, Twitter, Instagram et LinkedIn sont idéales pour atteindre un public plus large.

Créer un hashtag sur les réseaux sociaux pour votre événement afin que les participants puissent facilement le partager avec d'autres membres de leur réseau

2. Associez-vous à des entreprises ou des organisations locales

De cette façon, vous pouvez puiser dans leurs audiences existantes et potentiellement gagner de nouveaux participants.

3. Utilisez le marketing par e-mail

Si vous envoyez des newsletters, vous devez les utiliser pour faire connaître votre événement.

4. Offrir des incitations

Offrez des incitatifs à ceux qui amènent des amis ou des collègues avec eux, comme billets à prix réduit ou prix spéciaux exclusif uniquement pour les références.

5. Utilisez les applications de conférence

Ces applications offrent un moyen facile de se connecter avec d'autres participants avant, pendant et après l'événement, élargissant ainsi le réseau et la portée.

La promotion de votre événement de réseautage doit être créatif mais stratégique pour maximiser le nombre de participants.

5. Envoyez des invitations

Une fois que vous avez identifié votre liste d'invités, choisissez une méthode d'invitation appropriée.

Les invitations par e-mail sont faciles à envoyer et suivre les RSVP, tandis que les invitations physiques peuvent ajouter une touche de formalité et de personnalisation.

De plus, assurez-vous de suivi avec des invités qui n'a pas répondu à leurs invitations à l'approche de la date de l'événement.

6. Créer un calendrier des événements

La création d'un calendrier des événements sera non seulement bénéfique pour vous, mais également pour vos participants.

Une fois que vous savez combien de temps durera votre événement, plan comment tu veux partager ce temps.

Par exemple, incluez des activités telles que des activités brise-glace ou des exercices de renforcement d'équipe pour encourager l'interaction entre les participants.

Il est également important de s'assurer qu'il y a beaucoup de temps d'arrêt pour que les invités se détendent et réseautent par eux-mêmes. 

N'essayez pas d'en mettre trop dans un seul événement - moins peut souvent être plus quand il s'agit de planifier.

En outre, communiquer l'horaire à tous les participants à l'avance pour qu'ils sachent à quoi s'attendre.

Cela leur donnera également quelque chose de concret à espérer, ce qui peut aider à augmenter les taux de fréquentation.

Note: Bien que l'organisation d'un événement nécessite une approche militaire, n'oubliez pas de gardez-le flexible dans un sens. Des choses inattendues peuvent survenir au cours de votre événement et nécessiter des ajustements, vous devez donc restez calme et priorisez.

7. Engagez vos participants avec des activités et des jeux amusants

Organiser des activités ou des jeux lors de votre événement de réseautage est un excellent moyen de briser la glace et faire interagir les gens avec l'un l'autre.

De plus, il peut également rendre l'événement plus mémorable et agréable pour les participants.

Lorsque vous choisissez des activités ou des jeux, pensez à ce qui serait approprié pour votre public.

Si tu organiser un événement virtuel, tu peux commencer une conversation brise-glace avant l'événement, et ouvrez le chat avant l'événement, afin que les participants puissent se mêler et apprendre à se connaître.

De plus, vous pouvez préparer des questions brise-glace pour alimenter la connexion.

De plus, vous pouvez organiser des jeux-questionnaires, des quiz ou même faire une ronde de mise en réseau rapide, où les participants changent d'interlocuteur toutes les 10 minutes.

Pour plus d'idées sur la façon de garder votre public engagé, rendez-vous sur notre blog 10 idées de réseau virtuel que vous devriez mettre en œuvre aujourd'hui.

Cependant, tout le monde n'aime pas les activités de groupe ou les jeux assurez-vous donc d'avoir des options alternatives pour ceux qui préfèrent socialiser en petits groupes ou en tête-à-tête.

Par exemple, vous pouvez diviser les participants en salles de sous-commission, où il est plus facile de se connecter avec moins de personnes.

Conseil de pro : Si tu as un profil numérique Tapni, par exemple, vous pouvez immédiatement partager le lien vers votre profil, afin que votre co-intervenant puisse instantanément en savoir plus sur vous.

8. Donnez des prix

Un moyen infaillible d'enthousiasmer les gens pour votre événement de réseautage consiste à offrir des prix.

Évidemment, il n'est pas nécessaire que ce soit quelque chose d'extravagant, mais offrir quelques petits cadeaux peut faire beaucoup pour que vos invités se sentent appréciés et engagés.

Et bien que le prix ait une signification plus symbolique, réfléchissez à ce qu'il sera - réfléchissez à ce que serait pertinent pour votre public.

De plus, la remise de prix offre une occasion de s'amuser en plus. Vous pouvez choisir les gagnants par le biais de tirages au sort ou de jeux liés au thème de votre événement.

Par exemple, cartes de visite numériques, tel que Tapni, peut agir comme un outil de gamification: la première personne qui scanne le code QR et fournit des informations de votre profil obtient une petite récompense.

Quelle que soit la méthode que vous choisissez, assurez-vous de annoncer les gagnants vers la fin de la nuit où tout le monde est encore réuni.

Cela créera de l'enthousiasme et encouragera les participants à rester jusqu'à la toute fin.

Note: N'oubliez pas de remercier vos parrains ou ceux qui ont contribué des articles pour le cadeau. Montrer de la gratitude contribue grandement à l'établissement de relations et donne un ton positif aux futures collaborations.

9. Faites un suivi et obtenez des commentaires

Le suivi après l'événement est une étape cruciale, mais de nombreux hôtes oublient de le faire.

Cela vous aide évaluer le succès de votre événement et identifier les axes d'amélioration au cas où vous décideriez d'en héberger un autre à l'avenir.

Saviez-vous qu'avec Tapni, vous pouvez planifier un rappel de suivi directement depuis votre CRM?

Dernières pensées

Nous espérons que vous trouverez notre 9 conseils pour organiser un événement de réseautage pratique et utile, et que la prochaine fois que vous serez hôte, vous vous attaquerez à la tâche comme un pro.

Néanmoins, il y a solutions numériques qui peuvent vous aider à maximiser le réseautage lors de votre événement et vous fournir des données précieuses.

L'une de ces solutions est notre Tapni.

Comment Tapni peut-il vous aider à maximiser le réseautage?

En plus de fournir cartes de visite numériques entièrement personnalisables et accessoires numériques, Tapni héberge un ensemble robuste de fonctionnalités qui peuvent vous aider à naviguer plus facilement dans votre événement :

🔥 Automatisez la génération de leads et envoyez vos contacts directement sur votre CRM.

🔥 Obtenez des analyses exploitables et mesurer le retour sur investissement lors d'événements.

🔥 Facilement partagez vos informations de plusieurs façons par lien, e-mail, etc.

🔥 Envoyer automatiquement un message à tous les participants qui vous ont contacté ou visité votre profil après l'événement

🔥Organisez vos nouveaux contacts en listes modifiables significatives.

🔥 Scannez et ajoutez informations de cartes de visite en papier.

🔥 Mettre un lien direct au profil de réseau social que vous souhaitez que vos nouveaux contacts voient.

🔥 Programmer des rappels de suivi pour ne pas oublier de contacter vos nouveaux contacts.

🔥 Regrouper les participants et déplacez-les vers d'autres groupes d'avant en arrière, et ajoutez les soi-disant marqueurs ou balises pour trier davantage vos contacts.

🔥  Et beaucoup plus.

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Créez votre carte numérique Tapni aujourd'hui et assurez-vous que votre prochain événement de réseautage en est un pour les livres.

FAQ

1. Comment puis-je me préparer pour mon premier événement de réseautage?

L'essentiel est d'élaborer une stratégie et de planifier à l'avance afin de ne laisser aucune place aux erreurs. Tenez compte du type d'audience, du lieu, du budget et de la manière dont vous souhaitez les fidéliser.

2. Comment puis-je réseauter comme un pro?

Pour renforcer votre confiance, vous devez toujours vous préparer pour l'événement.

Faites des recherches et vérifiez qui sont les participants et les conférenciers pour avoir une longueur d'avance.

De plus, n'oubliez pas d'apporter une carte de visite numérique afin que vous puissiez facilement collecter et échanger vos coordonnées.

3. Comment mettre fin à une conversation lors d'un événement de réseautage?

Une façon de mettre fin à une conversation est de remercier une personne pour son temps et les précieuses pensées que vous avez partagées.

De plus, si vous pensez que vous êtes vraiment bien connecté avec la personne, vous pouvez échanger des informations de carte de visite numérique et planifier immédiatement un suivi.

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