Scopri come ospitare un evento di networking utilizzando questi 9 suggerimenti

Stai cercando di espandere la tua rete professionale O fai crescere la tua attività? 

Ospitare un evento di networking è il modo perfetto per incontrare nuove persone, condividere idee e creare connessioni preziose.

Tuttavia, l'organizzazione di un evento di networking di successo richiede attenta pianificazione ed esecuzione.

Dalla scelta della sede giusta alla promozione del tuo evento, ce ne sono molti fattori da considerare per far sì che tutto fili liscio.

Ecco dove entriamo!

Condivideremo 9 consigli su come ospitare un evento di networking per renderlo piacevole e produttivo per tutti i partecipanti.

Iniziamo!

9 suggerimenti su come ospitare un evento di networking di cui tutti parleranno

1. Pianifica in anticipo

Non c'è niente di meglio di una buona pianificazione e questo è uno dei passaggi cruciali della tua preparazione perché ti permetterà di disporre tutti i dettagli più importanti e non lasciare nulla di intentato.

Il primo passo è quello di determinare lo scopo del tuo evento e cosa speri di ottenere da esso.

Stai cercando di generare contatti, promuovere il tuo marchio o semplicemente entrare in contatto con professionisti che la pensano allo stesso modo nel tuo settore  

Una volta stabiliti i tuoi obiettivi, inizia pensando alla logistica dell'evento.

Pertanto, considera fattori come la data, l'ora e il luogo dell'evento.

Lo terrete durante l'orario lavorativo o dopo il lavoro  

Sarà in un luogo formale o in un ambiente più informale  

Le risposte a entrambe le domande avranno un impatto sul numero di partecipanti che puoi aspettarti e sul tipo di pubblico che attirerà.

Nota: Creare una sequenza temporale che porta all'evento - In questo modo ti assicurerai che tutto fili liscio alla data stessa. Pertanto, controlla che tutti gli accordi necessari siano presi con largo anticipo in modo che ci siano nessuna sorpresa o singhiozzo dell'ultimo minuto.

2. Scegli la sede giusta o una piattaforma virtuale

Indipendentemente dal fatto che tu organizzi un evento virtuale o di persona, dovrai trovare il posto o la piattaforma migliore.

La scelta del luogo giusto

La scelta del luogo giusto è fondamentale quando si ospita un evento di networking. La location del tuo evento determina il tono e l'atmosfera dell'intera esperienza.

Ecco alcuni suggerimenti rapidi per aiutarti nel processo:

✨ Considera i tuoi partecipanti - Pensa ai tuoi ospiti e a che tipo di spazio li renderebbe sentirsi a proprio agio e a proprio agio.

Se il tuo pubblico è composto da professionisti, cerca luoghi che offrano un ambiente più formale con ampie opzioni di posti a sedere.

✨ Scegli una buona posizione - Scegli una posizione centrale facilmente raggiungibile con i mezzi pubblici o in auto. Assicurati che ci sia abbastanza parcheggio nelle vicinanze, se necessario.

✨Pensa alle dimensioni del locale - È importante selezionare un luogo che possa ospitare comodamente tutti i partecipanti.

Troppo piccolo e sarà angusto, troppo grande e potrebbe sembrare vuoto.

✨Considera l'atmosfera e i servizi - Che tipo di atmosfera vuoi per il tuo evento Stai cercando qualcosa di formale o informalel?

La sede offre servizi come Wi-Fi, apparecchiature audiovisive o servizi di catering??

Nota: Non è necessario rompere una banca per affittare un locale costoso. Puoi esaminare spazi comunitari come biblioteche o caffè locali, che possono offrire spazi di incontro gratuiti.

Scegliere la giusta piattaforma virtuale

Ospitare un evento virtuale è di più conveniente e senza problemi perché non devi tenere conto dello spazio fisico e di tutte le cose aggiuntive che ne derivano.

Inoltre, puoi raccogliere un pubblico molto più ampio e globale.

Tuttavia, è necessario trovare la giusta piattaforma per conferenze in grado di supportare tecnicamente il tuo evento e trasmetterlo in streaming senza problemi.

3. Imposta un budget

Stabilire un budget è uno dei passaggi più importanti per ospitare un evento di networking di successo.

Senza un'adeguata pianificazione, potresti finire spesa eccessiva su cose inutili o esaurire i fondi a metà dell'evento.

Per impostare un budget realistico, pensa a:

• L'atteso numero di partecipanti.
• Canoni di locazione della sede, e qualsiasi costo aggiuntivo, come addobbi o attrezzature audiovisive.
• Spese varie, ad esempio costi di trasporto, regali per relatori e ospiti, catering, ecc.

Non dimenticare di farlo sempre lasciare un po' di spazio di manovra nel tuo budget nel caso in cui accada qualcosa di inaspettato durante l'evento.

4. Promuovi il tuo evento

Senza una buona promozione, anche i migliori eventi non hanno possibilità di successo.

Più persone ne sono a conoscenza, più è probabile che parteciperanno e diffonderanno la voce nella loro rete.

1. Crea una campagna sui social media

Ppiattaforme come Facebook, Twitter, Instagram e LinkedIn sono ottime per raggiungere un pubblico più ampio.

Creare un hashtag sui social per il tuo evento in modo che i partecipanti possano condividerlo facilmente con altri nella loro rete

2. Collaborare con aziende o organizzazioni locali

In questo modo puoi attingere al loro pubblico esistente e potenzialmente ottenere nuovi partecipanti.

3. Usa l'e-mail marketing

Se invii newsletter, dovresti usarle per far conoscere il tuo evento.

4. Offrire incentivi

Offrire incentivi per coloro che portano con sé amici o colleghi come biglietti scontati o premi speciali esclusiva solo per referral.

5. Utilizzare le app per conferenze

Queste app offrono un modo semplice per connettersi con altri partecipanti prima, durante e dopo l'evento, espandendo la rete e il raggio d'azione.

Promuovere il tuo evento di networking dovrebbe essere creativo ma strategico per massimizzare il numero di partecipanti.

5. Invia inviti

Dopo aver identificato la tua lista degli invitati, scegli un metodo di invito appropriato.

Gli inviti via e-mail sono facili da fare inviare e tenere traccia degli RSVP, mentre gli inviti fisici possono aggiungere un tocco di formalità e personalizzazione.

Inoltre, assicurati di seguito con gli ospiti che non hanno risposto ai loro inviti più vicini alla data dell'evento.

6. Creare un programma di eventi

Creare un programma di eventi non sarà vantaggioso solo per te, ma anche per i tuoi partecipanti.

Una volta che sai quanto durerà il tuo evento, piano come vuoi dividi quel tempo.

Ad esempio, includi attività come rompighiaccio o esercizi di team building per incoraggiare l'interazione tra i partecipanti.

È anche importante assicurarsi che ci siano molti tempi di inattività per consentire agli ospiti di rilassarsi e fare rete da soli. 

Non cercare di racchiudere troppo in un evento: spesso meno può essere di più quando si tratta di programmare.

Inoltre, comunicare il programma a tutti i partecipanti in anticipo in modo che sappiano cosa aspettarsi.

Darà loro anche qualcosa di concreto da guardare al futuro, che può contribuire ad aumentare i tassi di partecipazione.

Nota: Sebbene l'organizzazione di un evento richieda un approccio di tipo militare, non dimenticarlo mantenerlo flessibile in un modo. Nel corso del tuo evento potrebbero sorgere cose inaspettate che richiedono aggiustamenti, quindi è necessario mantieni la calma e dai la priorità.

7. Coinvolgi i tuoi partecipanti con attività e giochi divertenti

Avere attività o giochi al tuo evento di networking è un ottimo modo per farlo rompere il ghiaccio E far interagire le persone insieme.

Inoltre, può anche rendere l'evento più memorabile e divertente per i partecipanti.

Quando scegli attività o giochi, considera ciò che sarebbe appropriato per il tuo pubblico.

Se tu ospitare un evento virtuale, Puoi iniziare una chiacchierata rompighiaccio prima dell'evento, e apri la chat prima dell'evento, in modo che i partecipanti possano socializzare e conoscersi.

Inoltre, puoi prepararne alcuni domande rompighiaccio per alimentare la connessione.

Inoltre, puoi organizzare quiz, quiz o persino fare un giro networking ad alta velocità, in cui i partecipanti cambiano interlocutore ogni 10 minuti.

Per ulteriori idee su come mantenere il tuo pubblico coinvolto, vai al nostro blog 10 idee di rete virtuale che dovresti implementare oggi.

Tuttavia, non a tutti piacciono le attività o i giochi di gruppo quindi assicurati di avere opzioni alternative per coloro che preferiscono socializzare in gruppi più piccoli o conversazioni individuali.

Ad esempio, puoi dividere i partecipanti in gruppi di lavoro, dove è più facile entrare in contatto con meno persone.

Consiglio dell'esperto: Se hai un profilo digitale Tapni, ad esempio, puoi condividere immediatamente il link al tuo profilo, in modo che il tuo co-speaker possa scoprire immediatamente di più su di te.

8. Regala premi

Un modo infallibile per entusiasmare le persone per il tuo evento di networking è regalare premi.

Ovviamente non deve essere niente di stravagante, ma di offerta qualche piccolo omaggio può fare molto per far sentire i tuoi ospiti apprezzati e coinvolti.

E sebbene il premio abbia un significato più simbolico, rifletti su cosa sarà, considera cosa sarebbe rilevanti per il tuo pubblico.

Inoltre, fornisce premi in palio un'opportunità per un po' di divertimento in più. Puoi scegliere i vincitori attraverso lotterie o giochi che si legano al tema del tuo evento.

Per esempio, biglietti da visita digitali, ad esempio Tapni, può agire come uno strumento di ludicizzazione: la prima persona che scansiona il codice QR e fornisce alcune informazioni dal tuo profilo riceve una piccola ricompensa.

Qualunque metodo tu scelga, assicurati di farlo annunciare i vincitori verso la fine della notte in cui tutti sono ancora riuniti.

Ciò creerà entusiasmo e incoraggerà i partecipanti a restare fino alla fine.

Nota: Non dimenticare di farlo ringrazia i tuoi sponsor o coloro che hanno contribuito con articoli per l'omaggio. Mostrare gratitudine fa molto per costruire relazioni e dà un tono positivo per future collaborazioni.

9. Segui e ottieni feedback

Seguire dopo l'evento è un passaggio così cruciale, ma molti host dimenticano di farlo.

Ti aiuta valutare il successo del tuo evento E identificare le aree di miglioramento nel caso decidessi di ospitarne un altro in futuro.

Lo sapevi che con Tapni puoi farlo programmare un promemoria di follow-up direttamente dal tuo CRM?

Pensieri finali

Ci auguriamo che trovi il nostro 9 consigli su come ospitare un evento di networking pratico e utile, e che la prossima volta che sarai un host, affronterai il compito come un professionista.

Comunque ci sono soluzioni digitali che possono aiutarti a massimizzare il networking durante il tuo evento e fornirti dati preziosi.

Una di queste soluzioni è la nostra Tapni.

In che modo Tapni può aiutarti a massimizzare il networking?

Oltre a fornire biglietti da visita digitali completamente personalizzabili E accessori digitali, Tapni ospita una solida serie di funzionalità che possono aiutarti a navigare più facilmente nel tuo evento:

🔥 Automatizza la generazione di lead e invia i tuoi contatti direttamente al tuo CRM.

🔥 Ottieni analisi fruibili e misurare il ROI agli eventi.

🔥 Facilmente condividi le tue informazioni in più modi tramite link, e-mail, ecc.

🔥 Invia automaticamente un messaggio a tutti i partecipanti che ti hanno contattato o visitato il tuo profilo dopo l'evento

🔥Organizza i tuoi nuovi contatti in elenchi modificabili significativi.

🔥 Scansiona e aggiungi informazioni da biglietti da visita cartacei.

🔥 Metti un link diretto al profilo dei social media che desideri vengano visualizzati dai tuoi nuovi contatti.

🔥 Pianifica promemoria di follow-up quindi non dimenticare di raggiungere i tuoi nuovi contatti.

🔥 Raggruppa i partecipanti e spostali avanti e indietro in altri gruppi e aggiungi i cosiddetti marcatori o tag per ordinare ulteriormente i tuoi contatti.

🔥  E altro ancora.

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Crea oggi la tua carta digitale Tapni e assicurati che il tuo prossimo evento di networking sia uno dei libri.

FAQ

1. Come mi preparo per il mio primo evento di networking?

La parte fondamentale è fare una strategia e pianificare in anticipo in modo da non lasciare spazio agli errori. Considera il tipo di pubblico, la sede, il budget e i modi in cui desideri mantenerli coinvolti.

2. Come posso fare rete come un professionista?

Per aumentare la tua fiducia, dovresti sempre venire preparato per l'evento.

Fai la ricerca e controlla chi sono i partecipanti e gli oratori per ottenere un vantaggio.

Inoltre, non dimenticare di portare un biglietto da visita digitale così puoi facilmente raccogliere e scambiare informazioni di contatto.

3. Come posso terminare una conversazione a un evento di networking?

Un modo per terminare una conversazione è ringraziare una persona per il suo tempo e per i preziosi pensieri che hai condiviso tra loro.

Inoltre, se ritieni di essere davvero in sintonia con la persona, puoi scambiare informazioni sui biglietti da visita digitali e programmare immediatamente un follow-up.

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